مدونة ماجد الفيفي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

في هذه التدوينة أود أخباركم عن تجربة جديدة لي بدأتها الفصل الدراسي الماضي ووجدتها مفيدة لمن كان عنده مهام صغيرة عديدة يرغب في التفرغ لغيرها من مهام أكبر أو أهم أو ببساطة يريد أن يستمتع بوقته بدل فعل تلك المهام.

القصة هي أن برنامجي الذي أدرس فيه يتتطلب الكثير من العمل في مشروع كبير ومشاريع صغيرة في مواد مختلفة والمشروع الكبير يتطلب تعبئة معلومات يوميا و متابعة على موقع المشروع الإلكتروني. بعد أن أصبح العمل شبه روتيني أصابني الملل عندما أصرف تقريبا نصف ساعة لعمل نفس العمل كل يوم.

وبينما أنا في هذه الدوامة تذكرت أحد الكتب التي قرأتها في الماضي و هو كتاب “الأسبوع ذو الأربع ساعات عمل” http://www.fourhourworkweek.com والذي تكلم فيه الكاتب عن طريقة للتخلص من الكثير من الأعمال لما سماه بالمساعد الإفتراضي أو Virtual Assistant واختصارا VA.

الVA هو ببساطة شخص يعمل غالبا بالساعة متخصص في عمل ما مثل أعمال مكتبية أو تصميم أو برمجة الخ.

رجعت للكتاب ووجدت أن الكاتب نصح ببعض المواقع فبحثت فيها إلى أن أعجبني أحد المواقع اشتركت في الموقع ووضعت إعلانا برغبتي في شخص يساعدني في هذه الأعمال. جائني عروض كثيرة من الهند والفلبيين وبنقلادش وأمريكا وكندا بأسعار تتراوح من 3 إلى 15 دولار في الساعة. بعد المقارنة أخترت عرضا رأيته جيدا وهو من سيدة أمريكية في الخمسينات في ولاية نبراسكا. أجريت معها محادثة على قووقل توك لمدة ساعة تقريبا ورأيت لغتها الممتازة و سرعة تعلمها بعد ذلك اتصلت عليها لأتأكد أكثر. أتفقنا على أن تعمل معي بمبلغ 5 دولار في الساعة لمدة شهر بدون تحديد ساعات وذلك للتجربة وفي هذه الفترة سنكتشف أنواع المهام التي يمكن أن أعطيها لها لأني لم أكن أعرف ماذا يمكن أن أعطيها.

كتبت العقد ووقعته وأرسلته لأوقعه وأرسله لها وبدأ العمل.

في البداية انشأت إيميل اسميته  majid . alfifi . va @ gmail . com وهو خاص بالVA  وأضفت له جميع عناوين الأشخاص من ايميلاتي الأخرى (قمت بتصدير الكونتاكتس من ايميلاتي الأخرى لهذا الأيميل) وارسلت للVA اسم المستخدم وكلمة المرور لهذا الإيميل لكي تستخدمه عندما ترسل رسالة بالنيابة عني.

أيضا أعطيتها اسم المستخدم وكلمة المرور لموقع المشروع لكي تجري بعض المهام هناك. أعطيتها معلومات الدخول لحسابي على موقع الجامعة الإلكتروني لكي تقوم بتسليم بعض الواجبات في بعض المواد و لكي تساعدني في استخدام برنامج حجز القاعات عندما نحتاج حجز قاعات للنادي السعودي. كانت سريعة التعلم.

هذه أمثلة على بعض المهام التي أوكلتها لها:

• مراجعة التقارير و تصحيح الأخطاء الإملائية و تحسين العرض.
• تسليم الواجبات في موقع الجامعة بعد مراجعتها من ناحية الأخطاء اللغوية و تحسين العرض.
• إجراء أو إلغاء مواعيد المستشفى لأحمد و أم أحمد.
• اجراء بحث عن أي امر معين مثل موعد عمل جهة معينة أو امكانية عمل شيء ما. مثلا عندما قدمت دورة برمجية في الجامعة كانت هي من بحث عن القاعات و بحثت عن امكانية استخدام الطلاب للإنترنت الخ من البحث عن المعلومات. أيضا البحث عن كورسات في مجال معين.
• الدخول على موقع المشروع الذي أعمل فيه والبحث عن المهام التي لم يقم بها الأعضاء أو أنا وارسال تذكير لنا بتلك المهام
• انشاء تقرير اسبوعي للمشرف على المشروع بتجميع بعض المعلومات من موقع المشروع التي يدخلها الأعضاء باستمرار وسؤالي عن أي شيء ناقص.
• اطلب منها احيانا الاتصال على بعض مكاتب السكن في بتسبرق والسؤال عن الشقق المتوفرة واسعارها وارسال إيميل وذلك عندما يطلب مني بعض القادمين الجدد مثل هذه المعلومات.

هذه بعض الإيميلات التي جرت بيننا لتوضح طريقة التواصل:

وهذا أحد إيميلات التذكير التي ترسلها الVA الى أعضاء الفريق. لاحظ أن اسم المرسل هو أنا لكن في توقيع الإيميل “Pebbles on behalf of Majid”

أما هذا الإيميل فهو عندما فقدت جوالي في مطار مينابوليس فقد طلبت من الVA الإتصال والبحث للأسف لم أجده.

في هذه المهمة طلبت من الVA أن تبحث عن مؤتمر و كورس في أحد المواضيع التي تهمني لكي أحضرها وقت إجازتي في اوقست.

من المهم تحديد وقت لمثل هذا البحث لكي لا تصرف أكثر مما تريد.

في كثير من الأحيان الVA هي من تعمل مواعيد المستشفى لأحمد و لأم أحمد.

عندما كنا في المستشفى يوم ولادة أحمد اتصلت على الVA و طلبت منها أن ترسل لزملائي اعتذار بأني لا استطيع الحضور. الأسماء موجودة في ايميل الVA لأني قد صدرتها سابقا

الإيجابيات:

بالنسبة لي لا أحب أن أتذكر كل شيء. أشعر بالراحة والإنطلاق عندما أتخلص من مثل هذه الأشياء لأعمل أشياء استمتع بها مثل كتابة هذه المدونة أو الخروج في نزهة مع زوجتي. أو القيام بالعمل الذي أحبه وهو البرمجة. أيضا استطيع إرسال اي مهمة متى ما تذكرتها للVA سواء عن طريق الإيميل أو ترك رسالة صوتية على التلفون والتخلص منها إلى شخص آخر قد يكون يستمتع بهذا العمل أو  على الأقل يدخل منه مالا بدل أن اسجلها في ورقة لكي اتابعها فيما بعد وقد أنسى. لم تكن التكلفة كثيرة ففي أكثر شهر كانت 50 دولارا و عندما لا يكون هناك الكثير من العمل فإنها تنزل إلى 20 دولار أو 10 في الشهر وهذا شيء مقبول جدا فكم نصرف من المال في أشياء أخرى.

استفدت أيضا أن اتعلم كيف اتعامل مع منهم بمثابة مرؤوسين وهذا تجربة صغيرة جدا لكنها مفيدة. تعلمت كيف “أفوض” المهام و كيف أختار المهام للتفويض. فهناك بعض الأشياء لا تصلح للتفويض أو أن تفويضها قد يؤخر المهمة أو يعقهدها أكثر.

هذه التدوينة ادرجت بتاريخ 28 يونيو 2009 في الساعة 2:32 ص تحت قسم: رحلتي إلى أمريكا. يمكنك متابعة أي تعليق من خلال RSS 2.0 خلاصات التعليقات. يمكنك ترك تعليق, أو تعقيب من خلال موقعك الشخصي.